Все канцелярские ножи различаются по размеру в зависимости от ширины лезвия. В продаже существует 4 размера лезвий: 7 мм, 9 мм и 18 мм 25 мм. Лезвия у данных ножей имеют отличительную особенность. По всей длине лезвия через равные промежутки имеются канавки под углом к оси лезвия. Сделано это для быстрой «заточки» лезвия. Когда в процессе работы лезвие затупляется, с помощью плоскогубцев затупившийся кусочек по канавке отламывается и нож снова становится таким же острым как новый. Подобным образом можно заточить нож 4-5 раз. После этого лезвие становится слишком коротким и его необходимо заменить на новое.